Comment écrire un bon email en anglais ?

La rédaction d’un email peut paraître périlleuse lorsque l’on ne connaît pas les codes et usages d’une langue. Et pourtant, le squelette d’un mail en anglais reste le même que celui d’un mail en français ! Nous vous avons préparé 5 règles à respecter afin de produire un mail de qualité, qu’il soit formel ou non.

 

1 - L’objet du mail

Comme en français, si votre mail est formel, il doit s’écrire avec un objet qui doit renseigner le contenu du message. 
En voici quelques exemples : 
•    « A contact for… » (une prise de contact)
•    « A request for… » (une demande d’information)
•    « A reminder for… » (une relance)
•    « An application for… » (une candidature)
•    « A partnership request for… » (une demande de partenariat)

2 - La formule de politesse

Afin d’être cohérent avec le niveau de formalité de votre mail, vous devez tenir compte des formulations les plus appropriées.  
 

Exemples de salutations formelles : 

•    « Dear Mr./Mrs. Smith, … » (Cher Mr/Mme Smith)
•    « Good morning, … » (Bonjour – à dire le matin)
•    « Good afternoon, … » (Bonjour – à dire l’après-midi)
•    « Good evening, … » (Bonsoir)
 

Exemples de salutations informelles :

•    « Hi, … » (Bonjour)
•    « Hello, … » (Bonjour)
•    « Greetings, … » (Salutations)
 

Exemples pour un destinataire inconnu :

•    « To whom it may concern » (Madame, Monsieur)
•    « Dear Sir/Madam… » (Cher Mr/Mme)
 

 

3 - L’introduction

Après les salutations, vous aurez besoin de rédiger quelques phrases qui introduisent le corps du texte et annoncent l’objectif de votre mail.
Voici quelques exemples en fonction des situations :
 

Pour une prise de contact :

– « I am writing in connection with… » (Je vous écris à propos de… )
– « Your name/email contact was given to me by… » (Votre nom/email m’a été communiqué par…)
– « I am writing to you on behalf of… » (Je vous écris au nom de…)
 

Pour une réponse :

– « Thank you for your consideration on that matter/regarding… » (Merci de votre considération à ce sujet/à l’égard de…)
– « Thank you for your availability/quick answer. » (Merci pour votre disponibilité/réponse rapide)
 

Pour un message informatif :

– « I am writing to let you know that… » (Je vous écris pour vous dire que...)
– « I am writing to enquire about… » (Je vous écris pour vous demander des renseignements sur…)
– « I am delighted to tell you that… » (Je suis heureux/se de vous dire que...)
– « I regret to inform you that… » (J’ai le regret de vous informer que…)

Pour une requête :

– « I’d be very grateful if you could… » (Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez...)
– « Would you be so kind as to… » (Auriez-vous l'amabilité de...)
– « Could you please… ? » (Pourriez-vous s'il vous plaît... ?)
 

Pour une relance ou un suivi : 

– I haven’t received any answer from you regarding… (Je n’ai reçu aucune réponse de votre part concernant…)
– Further to… (Suite à)
– With reference to… (En référence à)

Pour des remerciements : 

– « I would like to express my gratitude for all your help… » (Je tiens à exprimer ma gratitude pour l'aide que vous m'avez apportée)
 

Pour une demande d’information ou clarification :

– Could you give me some information/tell me more about… (Pourriez-vous me donner des informations/m'en dire plus sur...)
– I am interested in receiving… (Je serais intéressé.e de recevoir…)
– Would you mind giving more details about… ? (Pourriez-vous me donner plus de détails sur... ?)
 

4 - Le corps du texte

Le corps de votre mail doit refléter votre message et aller à l’essentiel. En effet, si vous avez adopté un ton informel en début de mail, il est inutile de rechercher des tournures de phrases sophistiquées. De même, pour un mail plus formel, il est inutile de rechercher la perfection et d’opter pour un vocabulaire sophistiqué, mais uniquement professionnel ! Le tout est d’opter pour le même ton du début à la fin de votre mail.

Vous vous demandez quels temps de conjugaison employer ? Consultez notre article reprenant l'utilisation des temps en anglais en fonction de la situation.
 

5 - La conclusion de l’e-mail

Selon la nature du message, plusieurs formulations sont possibles :

•    « I look forward to hearing from you soon. »
•    « If you need any further information, feel free to contact me. »
•    « Thank you for your time. »
•    « Hope to see you soon. »

Et surtout, ne pas oublier la salutation finale :

•    « Yours sincerely, » (formel)
•    « Kind regards, » (formel)
•    « Cordially, » (formel)
•    « Thanks, » (informel)
•    « Best wishes, » (informel)
•    « Talk soon, » (informel)
Suivi de votre nom.

Vous souhaitez en apprendre plus sur les formulations professionnelles en anglais ? Consultez notre article sur les 40 termes et expressions à maîtriser en milieu professionnel !